Système d’information interne
PROQUIMAC PFC, S.A. (ci-après dénommée « l’entité ») a mis en place une Système d’information interne (SIIF)Il intègre les différents canaux d’information internes de l’organisation et constitue un axe fondamental pour la promotion d’une culture d’action éthique, responsable et durable, avec un devoir de supervision, de contrôle et de prévention en termes de conformité réglementaire.
Le système est le canal privilégié et l’outil obligatoire pour canaliser avec diligence les communications sur les infractions et le non-respect des règlements, avec une protection totale des informateurs, sans risque de représailles et avec les mesures de protection nécessaires.
Le SIIF a été conçu, configuré et géré avec les mesures et les mécanismes nécessaires en matière de sécurité, de confidentialité, de protection des données et de protection des dénonciateurs. À cette fin, nous bénéficions de la collaboration et du soutien de l’expert externe BONET consultingqui offre des niveaux élevés de professionnalisme, d’expérience, d’indépendance, de confidentialité et de conformité au cadre réglementaire applicable.
En conséquence, l’Entité a doté les IFRS d’un certain nombre de garanties, notamment l’anonymat, l’enregistrement, la conservation et la non-altération des informations, la prévention des conflits d’intérêts, la protection des dénonciateurs et l’interdiction des représailles.
Pour une description détaillée des principes d’action et des garanties fondamentales qui régissent le système d’information interne de l’entité conformément aux exigences de la nouvelle réglementation, vous pouvez consulter et accéder à la
Politique générale du système d’information interne et protection des dénonciateurs.
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Canaux d’information
L’Entité a mis en place divers canaux d’information internes qui permettent de présenter des communications sous forme écrite ou orale. À cette fin, l’Entité s’appuie sur la configuration, la conception et le soutien d’un expert externe afin d’assurer les plus hauts niveaux de professionnalisme, d’expérience, d’indépendance, de confidentialité, de protection des données et des dénonciateurs, ainsi que d’autres domaines applicables à ce type de canal. De plus amples informations sur les caractéristiques techniques des chaînes sont disponibles dans notre politique. Les canaux de notre SIIF sont les suivants :
Canal en ligne/numérique
L’Entité met à disposition un outil en ligne permettant à tout employé ou à toute personne liée à l’Entité de soumettre une communication écrite par le biais du lien suivant :
https://corporate-line.com/cnormativo-proquimac
Cet outil dispose de mesures de sécurité qui garantissent la protection des informations, de l’identité de l’informateur et de l’identité des personnes concernées, ainsi que la confidentialité et la réserve de l’ensemble du processus de gestion et de traitement de la communication.
Canal face à face 
Un autre canal que l’Entité met à la disposition de ses employés et des tiers qui sont en relation avec elle est le canal face à face, qui permet de présenter des communications verbales dans le cadre d’une réunion face à face ou par vidéoconférence.
Afin d’assurer le respect des engagements et des garanties énoncés dans notre politique et dans le cadre réglementaire applicable à ce type de communications, l’entité a confié la gestion de ces communications à l’expert externe BONET consulting, afin de garantir la protection de l’identité de l’informateur à la fois dans le processus de demande de rendez-vous préalable, dans la présentation d’une communication en face-à-face et dans le lieu où la communication est effectuée.
Les professionnels BONET sont responsables de la gestion des demandes d’envoi de communications par ce canal, ainsi que de la collecte et du stockage de toutes les informations fournies dans la demande. Comme l’exige la loi, ces réunions seront documentées au moyen d’un enregistrement anonyme, avec le consentement préalable de l’informateur.
Pour utiliser ce canal, vous devez demander un rendez-vous par l’intermédiaire des canaux de contact suivants :
- Téléphone : 911087727 / 930460116
Les heures d’ouverture des informateurs sont les suivantes :
- Du lundi au jeudi de 8h30 à 14h00 et de 15h00 à 18h00.
- Vendredi de 8h30 à 14h30.
Afin d’assurer les mesures de protection et de sécurité nécessaires à ces communications, les communications transmises directement par téléphone ou par courrier électronique ne peuvent être ni effectuées ni enregistrées. Ces deux outils permettent exclusivement de coordonner avec le personnel technique le jour, l’heure et le lieu de la communication en face à face.
Veuillez suivre les instructions décrites ci-dessus pour accéder et utiliser correctement les canaux officiels fournis par l’Entité pour la soumission de communications et l’application de tous nos mécanismes de sécurité et de protection nécessaires.
Si vous avez des doutes ou des questions sur le fonctionnement du système d’information interne de l’entité, veuillez contacter le responsable du système à l’adresse électronique suivante : responsables.siif@proquimac.com